Quanto custa Digitalização de Documentos?

Como calcular o custo: digitalização de documentos

Para calcular o custo da digitalização de documentos para a sua empresa, você precisa primeiro pensar qual é a volumetria de documentos que você deseja digitalizar e qual o tipo de profissional ou empresa que irá realizar esse serviço.

Número de páginas ou palavras

Caso a sua empresa tenha apenas uma demanda pontual, ou seja, apenas precise do serviço de digitalização para determinados arquivos, e que o volume seja abaixo de 10 mil páginas, é provável que tenha que gastar entre R$ 0,15 e R$ 0,35 por cada página A4. Mas se for para folhas encadernadas, o custo do projeto sobe e pode ficar entre R$ 0,50 e R$ 4,00 por folha. Caso você deseje digitalizar folhas ou plantas de grandes formatos, aí o preço pode ficar de R$ 9,00 até R$ 30,00.

Profissional escolhido

A escolha do profissional também é muito importante para calcular o custo da digitalização de documentos. Se você comprar uma máquina de scanner e destinar um funcionário para digitalizar os documentos, provavelmente vai sair mais em conta, mas com grandes possibilidades dos documentos apresentarem erros na versão digital.

Entenda como funciona o processo

Antes mesmo de você começar a utilizar o processo de digitalização de documentos na sua empresa, é muito importante que você tenha noção de como funciona o processo. Por isso, separamos aqui um passo a passo para facilitar a sua compreensão, confira:

1. Preparação documental

A preparação documental passa por duas etapas: coletar e classificar. A primeira consiste em registrar e conferir todos os documentos físicos que serão digitalizados. É um trabalho que exige muita atenção, para que nenhum material seja extraviado. Após a coleta, é preciso reparar os arquivos que estão amassados ou manchados para ficarem legíveis para a digitalização. Depois, eles devem ser higienizados e objetos como clipes ou grampos devem ser retirados. Tudo isso é muito importante para garantir que o material coletado tenha a melhor qualidade possível.

2. Digitalização

Aqui, é muito importante que quem esteja digitalizando saiba muito bem como fazer. Pois o documento precisa ser escaneado da maneira certa para que seja devidamente armazenado de forma digital. Além disso, também é muito importante fazer esse processo na ordem correta em que os documentos estavam guardados. Garantindo assim, a sequência de organização original.

3. Indexação

Após a digitalização, é necessário realizar a indexação, ou seja, inserir dados como datas e nomes para facilitar a localização dos documentos. Dependendo da empresa ou do profissional que você for escolher para esse serviço, o sistema de gestão permite a escolha de palavras-chave para localizar os arquivos e em alguns casos, há ainda o armazenamento na nuvem, que permite o acesso em qualquer lugar.

4. Controle da qualidade

Por fim, ocorre o controle de qualidade, que é a verificação se os arquivos estão de acordo com os documentos originais e se estão legíveis na versão digital.

Qual a finalidade da digitação e digitalização?

As empresas que tiverem um software de controle de documentos, poderão ter um controle maior sobre quem acessou o arquivo e quando. Se os documentos não estivessem digitalizados, isso só seria possível com um profissional destinado a isso ou então com câmeras de segurança. Vale destacar também, que esse processo permite que sua empresa seja mais sustentável, uma vez que há a redução do uso de tintas e papéis para impressão.

Quanto tempo demora o processo?

Para responder essa pergunta, primeiramente você deve levar em conta qual é o volume de documento que deseja digitalizar. Até porque, existem empresas com uma demanda que pode ser de 5 mil páginas até aquelas com 5 milhões. Portanto, o tempo total do processo pode variar muito. Outro fator muito importante é a complexidade dos documentos. Em outras palavras, documentos mais antigos e com muitas marcas ou sujeitas, vão demandar muito mais tempo dos profissionais de digitalização.

Documento digital X digitalização

A principal diferença entre um documento digital e a digitalização de um documento, é que o primeiro já foi feito no meio digital, enquanto o segundo passou por um processo para se tornar digital.

Processo de digitalização de documentos empresariais

Já parou para pensar em todo o trabalho que você e a sua equipe teriam para digitalizar os milhares de documentos que a sua empresa tem? É uma tarefa que exige muita atenção para deixar a qualidade da imagem perfeita. Isso, sem mencionar todo o trabalho necessário para nomear cada documento e colocá-los em um software de gestão. Além disso, ainda é preciso contar com pessoas confiáveis para realizar essa tarefa, visto que a segurança das suas informações é algo extremamente importante. A tarefa de digitalização é tão importante e exige tanta atenção que até existe uma Lei e um decreto específico para isso. A lei PLS nº146, 2007 estabelece critérios sobre o armazenamento eletrônico e digitalização de documentos, dando assim, o mesmo valor jurídico do que a documentação original. Além disso, esse serviço deve ser feito por profissionais e empresas credenciados ao Ministério de Estado da Justiça. Já o Decreto nº 10.278/2020¹, promulgado em março de 2020, determina alguns requisitos técnicos e regras para digitalização de documentos. Ou seja, ele contém tudo o que é necessário para que a digitalização de documentos tenha validade jurídica. Para você ter uma noção melhor do que estamos falando, vamos abordar 2 anexos importantes:

Anexo I

Este anexo é muito importante, pois trata de "Padrões Técnicos Mínimos para Digitalização de Documentos". Em outras palavras, apresenta 7 modalidades de documentos e quais são os critérios para a sua digitalização (listados abaixo). O anexo ainda afirma que caso o arquivo seja comprimido, não pode apresentar falhas dos dados originais. Assim, a informação contida após a compressão, deve ser a mesma que havia no documento original. Por isso, a digitalização de documentos deve ser realizada por uma empresa especializada, para garantir que sejam seguidos todos os protocolos exigidos pelo decreto.

Anexo II

Já o anexo II é um pouco mais complexo e trata de "metadados mínimos exigidos", em outras palavras, as principais informações sobre os documentos. Aqui, vamos apresentar uma das modalidades, nela as informações envolvem:

Vantagens de digitalizar

O processo de digitalização de um documento apresenta diversas vantagens, desde aqueles relacionados com a diminuição de burocracia, como aqueles mais voltados para a eficiência da equipe. Por isso, separamos aqui, as principais vantagens que uma empresa tem ao digitalizar os seus documentos. Confira:

Segurança

A digitalização de documentos potencializa o controle de dados de uma empresa. Isso porque, dá mais segurança contra possíveis danos que possam acontecer com documentos físicos, como por exemplo incêndios, enchentes ou até danos corriqueiros ocasionados por quem os maneja.

Organização e controle

A organização de dados e informações que esse serviço possibilita, é um dos principais benefícios para as empresas. Isso porque, por meio da digitalização e da atribuição de um software voltado para isso, há mais controle sobre os materiais e então, diminui o tempo de procura de dados. Além disso, ao digitalizar os documentos, a companhia passa a ter maior controle sobre quem pode ou não acessar tais arquivos. Com o auxílio da tecnologia, gestores podem colocar dispositivos de segurança para que apenas pessoas autorizadas consigam ter acesso aos documentos.

Facilidade para encontrar

Até profissionais mais experientes, destinados a trabalhar com arquivos, podem gastar muito tempo na busca de documentos, principalmente daqueles mais antigos. Para empresas que precisam de agilidade na sua operação, estes atrasos podem comprometer todo o fluxo de trabalho. Imagine um diretor que precisa de um documento para fechar um negócio. Qualquer tempo de atraso, pode significar menos chance de venda. Até porque, a falta de agilidade pode fazer com que os clientes procurem empresas menos demoradas e com as documentações disponíveis mais facilmente. Essa dificuldade toda pode ser revertida se a empresa tiver seus documentos digitalizados num programa específico para isso. Assim, é possível transferir os dados para a nuvem e organizá-los da melhor maneira que se encaixar para as demandas da empresa.

Menos custos

Ao utilizar documentos digitais na sua empresa, você estará reduzindo muitos gastos, evitando desperdícios desnecessários. Ou seja, ao digitalizar os documentos do seu negócio, você poderá economizar tanto nos custos relacionados à impressão dos documentos, como naqueles que são destinados ao armazenamento. Isso porque as companhias que possuem uma grande quantidade de documentos armazenados devem destinar um espaço específico para isso, além de profissionais qualificados para armazenar e limpar o local, como também equipamentos de segurança.

Aumenta a produtividade

Ao optar pela digitalização de documentos, a sua empresa poderá fazer com que os funcionários possam se dedicar às suas tarefas importantes e parem de gastar tempo com atividades repetitivas que o armazenamento físico de arquivos gera. Além disso, a adoção de documentos digitais também reduz a ocorrência de erros por parte dos funcionários. Isso porque os processos se tornam mais eficientes, ágeis, precisos e mais fáceis de serem encontrados. Ou seja, ao digitalizar os seus arquivos, você poderá contar com seus colaboradores focados nas suas respectivas funções e com mais agilidade para encontrar informações importantes.

Tendências na digitalização

Como você deve ter percebido, as vantagens de digitalizar documentos são tantas, que a questão que fica não é mais "se eu devo digitalizar", mas sim "quando e como começar". Para que a sua empresa esteja atrelada à transformação digital que a nossa sociedade está vivendo, você deve investir em processos que colaborem com isso, como a digitalização de documentos, por exemplo. Vale ressaltar que diversos aspectos da sua empresa podem ser transformados por essa modernidade, desde setores financeiros até os de atendimento. Por isso, é essencial que todos os funcionários compreendam bem esse novo modo de trabalhar. Sob o mesmo ponto de vista, é preciso ficar atento a quais plataformas apresentam mais benefícios para a digitalização dos documentos da sua empresa. É muito importante contar com uma plataforma que tenha todos os recursos que viabilizam o acesso à informação de maneira prática, segura e intuitiva. Em suma, motivos não faltam para que você passe a adotar o serviço de digitalização de documentos para beneficiar o seu negócio. Cada vez mais, a tendência é apostar em soluções tecnológicas. Empresas que estão investindo na digitalização de processos estão conseguindo se adaptar melhor ao que o mercado exige. Um exemplo claro disso, foi como os negócios com mais familiaridade com a tecnologia, conseguiram se sair melhor com a chegada da pandemia.

Conte conosco!

Por isso, caso você deseje entrar de cabeça no cenário digital, vale a pena começar com a digitalização dos arquivos físicos da sua empresa. Afinal de contas, vivemos numa Era digital, em que o cliente sempre exige agilidade e rapidez. E as empresas que ficarem fora disso, tendem a fracassar no mercado.

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